19 novembre 2020 - Camille de DLM NEWS

Alexia Borg de DLM NEWS a reçu sur le plateau de Challenges, les associés fondateurs de XY Vertical ; Alice Rouquette et Marc Molliné. Nous avons fait le point avec eux sur la digitalisation des notes de frais en entreprise. Où en sont les entreprises dans cette digitalisation ? Quelle solution choisir pour gérer et digitaliser ses notes de frais efficacement ?

Où en sont les entreprises dans la digitalisation de leurs notes de frais ?

Alice Rouquette : En 2019, 2/3 des entreprises avaient déjà enclenché leur processus de dématérialisation de leur gestion des notes de frais. Ceci a été permis, entre autres, grâce aux différents décrets récents de 2017 et 2019 qui autorisent à prendre en compte les justificatifs de notes de frais au format numérique, au même titre que les justificatifs papiers.

Aujourd’hui avec la crise sanitaire, les mesures de confinement, le télétravail, on constate une prise de conscience collective accentuée sur la digitalisation en général. Il devient impératif de pouvoir faire ses notes de frais en toute mobilité sur son téléphone, sa tablette, son pc, chez soi, au bureau ou en déplacement. Cette suppression du papier allant dans le sens de l’écologie, la digitalisation va encore progresser.

La digitalisation des notes de frais : solution écologique et … économique ?

Alice Rouquette : Oui, la digitalisation des notes de frais est une solution économiquement rentable. La digitalisation n’est pas une fin en soi. Les entreprises ne s’y sont pas trompées, elles ont bien vu le véritable enjeu financier et les bénéfices économiques à la clé. Elles suppriment le coût du papier, le coût du tri, du classement, du transport, de l’archivage. Il y a aussi des gains de temps très significatifs, à commencer par le temps perdu à la saisie de ses frais. A partir de vos justificatifs de dépense, avec Vertical EXPENSE, une photo et l’application fait le reste ! Elle apporte la meilleure technologie pour un maximum d’automatisation des notes de frais. On automatise aussi énormément la partie Contrôles afin de gagner du temps, éviter les erreurs, la fraude et  la perte de documents.

Y a-t-il un enjeu de sécurité lié au 100% digital ?

Marc Molliné : La sécurité des outils 100% digital est un vrai sujet, et oui, on peut être 100% digital et parfaitement sûrs. On n’accorde pour autant pas une confiance aveugle, il faut appréhender les trois piliers essentiels que sont le pilier technique, le pilier juridique, et le pilier humain.

Aujourd’hui, nous avons des moyens extraordinaires pour sécuriser les données de nos clients, effectuer des sauvegardes et les crypter, ou encore les rendre disponibles, inaltérables.

Côté juridique, on prête une attention particulière au sujet de la localisation du support et des données, dans des localisations adéquates au sens du RGPD.

On accorde une grande attention également à la formation des collaborateurs, leur sensibilisation. Et nous garantissons au maximum les processus de séparation des responsabilités.

C’est la combinaison de ces trois piliers qui fait que nous pouvons proposer une solution 100% sécurisée et 100% digitale.

Comment garantir l’équilibre vie pro / vie perso de ses collaborateurs avec un outil digital de gestion des notes de frais ?

Marc Molliné : Notre solution est faite pour faciliter la vie des collaborateurs, des agents et des entreprises. Je prends l’exemple d’un salarié en déplacement pour plusieurs jours : s’il souhaite à 7h du matin au petit déjeuner ou le soir à 22h en fin de dîner, en même temps qu’il paie, prendre en photo ses justificatifs pour se débarrasser du sujet, c’est une grande satisfaction pour nous de lui donner la possibilité de le faire. C’est en quelque sorte le « droit à la connexion » dont le salarié a besoin, pour sa tranquillité d’esprit, il se débarrasse de sa dépense. D’autres préfèrent garder leurs justificatifs toujours au même endroit, dans leur sac ou portefeuille, et les envoyer en fin de semaine ou en fin de mois au bureau. L’application est aussi parfaite pour cela. Nous devons accorder autant d’attention à tous ces usages.

Donc oui, nous sommes fiers de proposer des services 7 jours sur 7 et 24h sur 24 et quel que soit le fuseau horaire, quelle que soit la qualité de connexion pour que chaque salarié les utilise au moment qui lui semble opportun. Ça ne s’oppose absolument pas au cadre posé par chaque entreprise qui veille, et donne aux entreprise les moyens d’y veiller, à ce que l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle soit respecté.

C’est une question de bon sens avant tout et je crois que les salariés comme les entreprises s’y retrouvent.

Quels sont vos retours clients sur Vertical EXPENSE ?

Alice Rouquette : Un de nos clients du BTP apprécie justement l’absence de remontée du terrain. Les collaborateurs utilisent Vertical EXPENSE pour saisir et valider les notes de frais depuis leur téléphone avec facilité et fluidité. L’adhésion a été naturelle, pour une population pourtant peu habituée aux outils digitaux.

Nous avons des clients de tous les secteurs ; privé, public, bancassurance, la presse, les logements sociaux… Ils nous remontent deux points de satisfaction en particulier.

  • Notre capacité à gérer tous les cas d’entreprises, les règles, les exceptions, est très appréciée. Nous proposons une solution complète à nos clients qui leur apporte une grande sérénité dans l’usage au quotidien.
  • Aussi, la souplesse de l’évolutivité de Vertical EXPENSE, la possibilité de facilement modifier leurs règles de gestion ou leur structure dans l’application est vraiment prisée. Nos clients peuvent aussi bénéficier facilement de toutes nos innovations sans surcoût. Par exemple, dernièrement nous avons proposé un Chat pour discuter directement avec son manager ou le valideur de ses frais au sein de l’appli, tous les clients peuvent en bénéficier.

Quels sont les éléments de différenciation en faveur de Vertical EXPENSE ?

Marc Molliné : Outre le fait de proposer une solution experte, Vertical EXPENSE est aussi hautement interopérable. L’interopérabilité c’est la capacité d’avoir une application qui peut discuter avec toutes les applications de l’entreprise. Et à quoi ça sert ? Notamment à offrir une expérience personnalisée à chaque utilisateur. Quand le salarié se connecte, il a accès à ses congés, son agenda, ses adresses personnelles et professionnelles, ainsi que tous ses projets. C’est SON appli. De plus, les managers qui valident les notes de frais ont également tout le contexte permettant de comprendre la légitimité de la dépense, et ce, de façon immédiate, ce qui facilite et accélère le circuit de validation des frais.

Quels sont les critères indispensables afin de choisir la meilleure solution pour digitaliser ses notes de frais ?

XY Vertical Expense 3 Devices

Alice Rouquette : Il faut bien sûr choisir un outil expert évolutif qui sait discuter avec les autres applications, mais aussi choisir une équipe, un éditeur qui vous apporte le sens du service, l’accompagnement. Ce dernier doit répondre précisément à vos questions, être présent pour vous accompagner et vous apporter la fiabilité et le sens de l’excellence. Choisir un prestataire, c’est avant tout choisir un partenaire !

Retrouvez l’intégralité de nos interviews en partenariat avec Challenges sur notre chaîne YouTube !

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