05 novembre 2020 - Camille de DLM NEWS

En cette période de crise sanitaire et économique, nous avons interviewé Elodie PRIMO, CEO de MOS – MindOnSite en compagnie de Marion Garnier, Responsable Marketing de MOS – MindOnSite. Elles répondent à nos questions au sujet de l’onboarding en temps de crise : comment accueillir un nouveau collaborateur en télétravail ?

DLM NEWS : En quoi l’onboarding en temps de crise est-il différent de l’onboarding traditionnel ?

MOS – MindOnSite : Tout d’abord, il est important de rappeler que l’onboarding est une étape cruciale dans le parcours du collaborateur, car elle marque l’entrée en relation. Si l’on regarde les chiffres disponibles, on voit que 17 % des collaborateurs quittent leur entreprise dans les trois premiers mois[1]. Et comme le disait l’écrivain Henri Jeanson : « La première impression est toujours la bonne, surtout quand elle est mauvaise ! ». Un processus clair et complet permet donc de fidéliser et d’engager le collaborateur sur le long terme plus facilement.

Cette période d’intégration s’étendant du premier jour du collaborateur dans ses nouvelles fonctions, jusqu’à son autonomie complète sur le poste. Pour aller plus loin, on peut aussi y rattacher le préboarding, période amont allant du recrutement jusqu’au premier jour d’entrée en fonction.

onboarding criseCette étape déjà délicate en « temps normal » quand elle peut s’effectuer en présentiel, l’est encore plus lorsque la prise de fonction du collaborateur doit se faire à distance. S’imprégner de la culture de l’entreprise, s’intégrer dans sa nouvelle équipe, son nouvel environnement de travail, et évaluer correctement sa période d’essai. Tout cela devient d’autant plus difficile, car les interactions sociales sont restreintes. Le département RH, les managers et les équipes devront donc adapter leurs outils, leurs communications pour que le nouveau collaborateur se sente en confiance et bien intégré, même à distance.

DLM NEWS : Quels sont vos conseils pour réussir un onboarding à distance ? Y a-t-il un onboarding idéal ?

MOS – MindOnSite : Comme pour un onboarding « classique », il est essentiel de mettre à disposition un maximum d’informations sur l’entreprise (son histoire, sa culture, ses valeurs, etc.), sur l’équipe, sur le poste, le plan de compétences, etc. Cela peut s’effectuer via des outils de travail collaboratif ou pour aller plus loin sur des portails de formation en ligne. Ces derniers donnent la possibilité de diffuser de l’information, mais aussi de la formation, avec un suivi personnalisé et du reporting. Le nouveau collaborateur aura accès à un portail dédié à son onboarding avec plusieurs espaces. Dans un processus d’amélioration continue, il aura aussi la possibilité de donner du feedback directement depuis le portail digital. Cette solution permet de digitaliser complètement l’onboarding et de regrouper toutes les informations essentielles au même endroit. Le nouveau collaborateur pourra également y avoir accès, via son smartphone ou autre support mobile, ce qui peut être un réel avantage pour des populations nomades ou qui ne disposent pas d’ordinateur attitré.

 

onboarding idéal

À distance, on vérifiera les équipements et outils informatiques afin que le collaborateur puisse se concentrer à 100 % sur la découverte de l’entreprise et ses nouvelles fonctions. On demandera en amont au service IT de vérifier la qualité de la connexion internet du lieu de télétravail, d’envoyer les équipements nécessaires, les codes d’accès, etc. Les premiers jours, il est aussi essentiel d’organiser des sessions pour présenter les différents outils utilisés et acculturer au digital, car ils sont la base du travail à distance en cette période de crise.

Le manager devra aussi communiquer davantage avec son nouveau collaborateur, lui montrer qu’il est disponible et l’encourager à poser des questions, à se former. Il peut être intéressant également de nommer un parrain ou un référent dans l’équipe vers qui le nouveau collaborateur pourra se tourner en cas de question d’ordre plus fonctionnel ou organisationnel. Pour renforcer les liens du nouveau collaborateur avec les équipes et créer une dynamique humaine, on pensera également à organiser des moments plus informels comme des visions café ou after-work en visio. Selon la culture de l’entreprise, on peut aussi imaginer mettre en place des jeux ou challenges en ligne entre collaborateurs. Cela peut également se faire via une plateforme digitale dédiée.

DLM NEWS : À l’inverse, qu’est-ce qu’un onboarding en temps de crise « raté » ou voué à l’échec ?

MOS – MindOnSite : Un collaborateur bien embarqué est en moyenne 15 % plus productif. À distance, des éléments bien spécifiques sont à vérifier, car ils peuvent largement contribuer au succès ou à l’échec de l’onboarding. Imaginez un collaborateur qui n’a pas reçu ses accès, ne sait pas vers qui se tourner pour les récupérer ; ou encore un nouveau collaborateur dont le manager est en congés le premier jour. On pourrait imaginer plein de scénarios catastrophes à absolument éviter, lors d’un onboarding classique comme lors d’un onboarding à distance.

DLM NEWS : Quels sont les outils nécessaires pour accueillir un nouveau collaborateur en télétravail ?

MOS – MindOnSite : Les outils de travail collaboratifs (agenda partagé, centralisation de l’information, discussion à distance, partage d’idées, gestion de projet, suite bureautique partagée, etc.) vont avoir un rôle encore plus impactant dans les échanges à distance avec le nouveau collaborateur. Ceux-là devront être faciles à prendre en main et assez intuitifs pour que le nouveau collaborateur se sente à l’aise et retrouve aisément les informations souhaitées.

onboarding télétravailComme évoqué précédemment, il peut être pertinent d’avoir une plateforme digitale spécifique à l’onboarding. Afin que le nouveau collaborateur puisse y retrouver toutes les informations et formations nécessaires à sa prise de poste. Grâce à un tel dispositif, l’entreprise pourra également donner des accès en amont au collaborateur pour qu’il puisse naviguer et prendre connaissance de certaines informations avant même son premier jour d’entrée en fonction. Les différentes phases pourront être séquencées pour ne pas tout dévoiler le premier jour. Un dispositif digital permettra également d’automatiser des actions et d’impliquer le manager via des rappels automatisés. Sans oublier l’expérience utilisateur et l’immersion dans la culture de l’entreprise qui seront facilitées par ce biais. La gamification des portails et des contenus de formation avec des niveaux, des badges, une vue claire de la progression vont venir soutenir l’engagement des utilisateurs.

DLM NEWS : Quelles sont les étapes d’un onboarding en temps de crise ? (Présentiel restreint additionné au virtuel…)

MOS – MindOnSite : Les entreprises en sont de plus en plus conscientes, accueillir un nouveau collaborateur ne se limite pas à quelques goodies le jour J.

Selon Isabelle Vissuzaine, experte en stratégie onboarding chez The Smart Model, l’onboarding, quel qu’il soit (en présentiel ou à distance) doit se construire sur une approche systémique présentant l’entreprise (ses valeurs, sa mission, sa stratégie) afin de donner du sens à la mission du collaborateur. Cela peut se traduire par des formations, des communications, des mises en relation avec d’autres collaborateurs. Ensuite, il est important de créer du lien, avec le/la manager, mais aussi les équipes. Pour cela, on présentera l’équipe et on fera en sorte que le nouveau collaborateur ait des contacts réguliers avec ses membres. Un point hebdomadaire avec le manager pour s’exprimer et poser des questions semble essentiel. Enfin, l’onboarding doit prendre en compte tout le périmètre fonctionnel lié à l’entrée en fonction du nouveau collaborateur (documents administratifs, formations métiers, planning des attentes pour le premier semestre).

On pourra découper le processus en plusieurs temps forts :

  • le préboarding (pour créer du lien avant même le premier jour)
  • le jour J
  • les trois premiers mois

À chacune de ces étapes, l’entreprise donnera accès au collaborateur à des informations, formations, classes ou réunions (virtuelles) différentes. Ces étapes resteront les mêmes que l’onboarding se fasse en présentiel ou à distance. Le tout est de pouvoir les adapter grâce à des outils et dispositifs digitaux performants et adaptés à l’entreprise.

DLM NEWS : Qu’est-ce que requiert l’onboarding à distance aussi bien chez le nouveau collaborateur que chez les membres de l’équipe en place, en termes de qualité ? (flexibilité, adaptabilité, autonomie…)

MOS – MindOnSite : Je dirais que la qualité première dont toutes les parties doivent faire preuve est l’enthousiasme, d’autant plus à distance. Le nouveau collaborateur, le manager, les membres de l’équipe, l’équipe RH doivent se montrer enthousiastes et positifs pour être d’emblée dans une atmosphère bienveillante.

qualités requises onboarding

Du côté du nouveau collaborateur, celui-ci devra faire preuve d’autant plus de curiosité, de capacité d’adaptation et d’autonomie, car il peut être amené à découvrir un certain nombre d’informations, processus, seul dans un premier temps.

Le manager, lui, devra se montrer disponible pour répondre à toutes les questions de son nouveau collaborateur. Car ne l’oublions pas, les équipes RH structurent et pilotent le processus d’onboarding, mais ce sont les managers qui en ont la charge sur le terrain.

Le plus important pour le collaborateur sera de sentir qu’il appartient à un nouveau groupe, une nouvelle communauté. Pour cela, on peut imaginer une vidéo de bienvenue par le CEO par exemple pour renforcer ce sentiment d’appartenance.

DLM NEWS : Sur qui repose la réussite de l’onboarding à distance ? Les RH ? Les managers ? Les collaborateurs ? Le nouveau ? … Tous ?

MOS – MindOnSite : Bien construire son processus d’onboarding c’est impliquer les différentes parties prenantes :

  • Manager : un français sur 4 a déjà quitté un emploi à cause d’une mésentente avec son manager et 30 % disent pouvoir quitter leur emploi pour la seule raison que leur manager ne leur conviendrait pas[2]. On comprend donc l’importance du rôle du manager dès l’onboarding qui doit être fortement impliqué dans ce processus.
  • Collaborateur : le télétravail n’est pas fait pour tous et requiert une grande capacité d’adaptation, de la flexibilité, et des capacités de communication très fortes.
  • L’équipe RH : structurer et piloter le processus, envoyer les informations au bon moment.
  • L’équipe : s’investir dans l’intégration du nouveau collaborateur, proposer des moments d’échange.

Tout le monde a donc un rôle important à jouer dans le processus d’onboarding et tous doivent s’impliquer afin d’en faire une réussite.

DLM NEWS : Ce nouvel onboarding est-il voué à perdurer au-delà de la crise ?

MOS – MindOnSite : C’est un constat, de plus en plus d’entreprises mettent en place du télétravail dû à la crise sanitaire que nous sommes en train de vivre. On peut donc imaginer que l’onboarding à distance (au moins en partie) va se développer considérablement. Les entreprises vont avoir un besoin d’équipement pour transposer de manière digitale ce processus et l’automatiser. Et pour faire en sorte que leurs équipes puissent se concentrer sur les missions qui apportent plus de valeur ajoutée. 

[1] Source : Etude LinkedIn

[2] Source : https://www.seton.fr/blog/actualites/mon-manager-et-moi/

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